• Twitter
  • Linked IN
  • |rss
 
Správy & Média

Čo je to tech etiketa a prečo by Vás mala zaujímať?

Dátum: 07/01/2020

Vo svete digitálnych technológií je veľa nástrah a šedých zón. Vytvárať pre zamestnancov príjemné pracovné prostredie by malo byť cieľom každého zamestnávateľa. Zanedbanie aj takýchto na prvý pohľad neškodných detailov môžu mať nepriaznivý vplyv na pracovný život. Oboznámiť zamestnancov s tech etiketou a nastaviť určité štandardy správania môže mať, naopak, pozitívny vplyv na pracovné prostredie. Dôsledky správania sa zamestnancov môžu totiž poškodzovať imidž spoločnosti. Na prvý pohľad ide možno o samozrejmé a nepodstatné detaily, ale tech etiketa je imanentnou súčasťou väčšieho celku, známeho pod názvom „Corporate Digital Responsibility“, ktorý sa postupne dostáva do povedomia podnikov po celom svete.  Čo i len neformálne poučenie zamestnancov o takýchto pravidlách správania sa môže mať významný dopad na samotný podnik.

„Dobrý deň, prosím, ďakujem“, frázy, ktoré pozná hádam každý. Všetci ich denne používame. Sú predsa súčasťou slušného správania. Vieme to, a preto to robíme. Tieto nepísané pravidlá slušného správania máme zafixované väčšinou už od mala. Sú tu však aj pravidlá, nad ktorými sa nezamýšľame. Každý deň si na svoje pracovisko nosíme mobil, tablet, vlastný notebook, používame e-mail, prácu komunikujeme s kolegami na diaľku a technológie vo všeobecnosti nás sprevádzajú každodenným životom. Nikde však nenájdeme pravidlá ako sa máme správať. Vychádzame len z nášho názoru „čo je slušné alebo vhodné“. Podľa troch štvrtín personálnych manažérov porušenie tech etikety môže mať vplyv aj na kariéru.[1] Pokiaľ je tomu skutočne tak, treba si klásť otázku - nemali by teda existovať určité pravidlá, návody, odporúčania ako sa správať? Každý podnik je iný a to platí aj pre jednotlivé pracoviská. Existuje však viacero tipov ako by sme sa mali správať pri práci s technikou .

E - mail

E-maily sú dnes najrozšírenejšou formou digitálnej komunikácie na pracovisku. Používajú sa na dennej báze a mnohí sa už ani nezamýšľajú nad nejakou formou, ktorú by mali aplikovať. Pri ich písaní by sa nemalo zabúdať na používanie veľkých a malých písmen, interpunkcie, alebo nepísať so zapnutým „caps-lock“.

Obzvlášť pozor si treba dávať aj na to, kto je v kópií a v skrytej kópií e-mailu. Veľmi ľahko sa môže stať, že pri používaní „odpovedať všetkým“ si zrazu uvedomíte, že odpoveď prišla aj nesprávnej osobe, alebo odpovedala osoba vložená do skrytej kópie a „faux pas“ je na svete. Preto je dobré sa vždy zamyslieť, či osoba, ktorú do kópie vkladáte túto konverzáciu skutočne potrebuje vidieť. Posielanie hromady nepotrebných správ v konečnom dôsledku môže viesť k ignorovaniu tých podstatných.

Pri odosielaní e-mailu je dobré sa aj zamyslieť, kedy ho odosielame, prípadne v akom časovom pásme sa príjemca nachádza. Nie každý chce dostať e-mail o tretej hodine ráno.

Používanie „emoji“ tiež stojí za zváženie, kedy je vhodné a kedy nie. Vďaka emoji môže e-mail vyznieť neformálnejšie pre kolegov alebo zamestnancov, ale zároveň vďaka nim môže dôjsť aj k nedorozumeniu. Použiť pár emoji môže byť poriadku medzi kolegami, s ktorými máte dobrý vzťah, ale ak ich je priveľa, treba sa tiež zamyslieť, či by túto konverzáciu nebolo vhodnejšie viesť po telefóne, alebo osobne. Podľa štúdie používanie emoji v e-mailoch môže v očiach čitateľa znížiť kompetentnosť odosielateľa.[2]

Smartfón

Deň bez „chytrého“ telefónu si už pravdepodobne nikto nevie ani predstaviť. Prácu prenášajú do osobného života, osobný život do verejného a v postate sme non-stop pripojení. Treba však vedieť, kedy je treba smartfón odložiť, stíšiť alebo vypnúť. Už pri vstupe na pracovisko by mal byť telefón stíšený, aj keď zamestnávateľ umožňuje osobné hovory, môže sa stať, že si človek telefón jednoducho zabudne na stole a bude zvonením obťažovať kolegov.

Pri meetingoch by mal byť telefón vypnutý vždy(!), pokiaľ ho nepotrebujete k prezentácii. V opačnom prípade môže človeka len rozptyľovať. Hranie sa na mobile bude ostatnými účastníkmi veľmi pravdepodobne vnímané ako neslušnosť.

To, že máte číslo Vášho kolegu automaticky neznamená, že kolega má to Vaše, pokiaľ s daným človekom bežne nekomunikujete. Je preto správne v textovej komunikácii sa predstaviť. Inak totiž nemusíte dostať odpoveď, pokiaľ adresát nevie identifikovať odosielateľa.

Počúvať hudbu v slúchadlách na pracovisku môže byť skvelý stimulant pri práci alebo na blokovanie hluku z okolia. Je však nevhodné mať ich aj mimo pracovného miesta. Môžete vyzerať nespoločensky, alebo to môže byť považované priamo za neslušné.  Nevhodné je tiež mať nasadené slúchadlá pri rozhovore s inými ľuďmi. Rovnako nevhodný je aj opačný prípad, teda vybavovanie telefonátov so zapnutým reproduktorom v spoločných priestoroch.

Požičať si nabíjačku od kolegu je v poriadku, samozrejme pokiaľ ho o to požiadate. „Krádež“ nabíjačky kolegovi môže vyvolať negatívne reakcie. Nikdy neodpájajte telefón, z nabíjačky pokiaľ neviete, koho je a či môžete. Argument „mám menej percent batérie“ nie je ospravedlnenie pre takéto konanie. Pokiaľ nemáte možnosť získať súhlas majiteľa zariadenia, radšej skúste nájsť iné riešenie. Môže sa stať, že odpojíte telefón kolegovi, ktorý smeruje na dôležité stretnutie a potrebuje každé percento batérie.

Sociálne siete

Či už Facebook, Twitter alebo LinkedIn, prípadne iné, sú súčasťou nášho každodenného života. Pri pridávaní príspevkov je však dôležité rozmýšľať aj nad dôsledkami svojho správania. Otázky typu „Chcem, aby to ľudia vedeli? Neuškodím tým niekomu?“ by nemali byť opomenuté. Správanie v online svete sa oproti reálnemu svetu líši aj v povinnostiach, ktoré máme voči tretím osobám. Online svet prináša nové možnosti, ako nezodpovedným správaním môžeme privodiť ujmu iným ľudom. Príkladom takéhoto správania môže byť „doxx“ zverejnenie citlivej informácie o človeku, napríklad jeho adresy, ktorú môže niekto zneužiť na fyzické alebo psychologické ublíženie. Zverejňovať fotku osoby bez jej súhlasu je neprípustné, a to aj v prípade, že takáto osoba nemá účet na sociálnej sieti. Odopierate tým dotknutému právo voľby, kde sa objaví jeho fotografia.

Vzťahy z pracoviska sa často premietnu aj v online svete. „Žiadosti o priateľstvo“ od kolegov nie sú ničím výnimočným. Vo vzťahu k nadriadeným by sa však predsa len mali uplatňovať odlišné pravidlá. Poslať žiadosť o priateľstvo nadriadeným ich môže dostať do nepríjemnej situácie. V tomto vzťahu by ste mali počkať či Vám žiadosť pošle sám nadriadený. Pokiaľ nemáte záujem o potvrdenie žiadosti od kolegu či nadriadeného je to v poriadku. Treba im však vysvetliť, že danú sociálnu sieť chcete využívať len pre svoj súkromný život. Namiesto toho sa s nimi môžete spojiť napríklad na LinkedIn.

 

Mgr. Patrik Plevák

Junior Lawyer

 

Zdroje:

https://garage.ext.hp.com/us/en/modern-life/8-tech-etiquette-rules-for-the-modern-workplace.html

https://www.officespacesoftware.com/blog/bid/346359/10-pieces-of-tech-etiquette-for-today-s-office-environment

https://www.opensesame.com/site/blog/tech-etiquette-workplace/

https://www.digitaltrends.com/how-to/tech-etiquette-guide/

https://www.apartmentguide.com/blog/try-these-tech-etiquette-tips/

https://medium.com/@bendebayle/10-new-etiquette-rules-for-2016-ad42e47c3f83

https://mashable.com/2013/08/21/tech-etiquette-office/?europe=true

https://www.lifewire.com/what-are-digital-ethics-4587289

https://www.theverge.com/2019/11/15/20961604/phone-charger-tech-etiquette-dami-lee-animation-series-pet-peeves

 

[1] Amy Mae Turner - 8 Tech Etiquette Tips to Enforce in Your Office

https://mashable.com/2013/08/21/tech-etiquette-office/?europe=true

[2] Glikson, E., Cheshin, A., & Kleef, G. A. van. (2018). The Dark Side of a Smiley: Effects of Smiling Emoticons on Virtual First Impressions. Social Psychological and Personality Science9(5), 614–625. https://doi.org/10.1177/1948550617720269